Purchase “นักจัดซื้อ”

Purchaser หรือ Buyer หรือ Procurment

ความหมายต่างก็เหมือน ๆ กันคือ “นักจัดซื้อ” หรือ “นักจัดหา”   ถ้าสำหรับคนวัยทำงาน คงไม่มีใครไม่รู้ความหมายของจัดซื้อ    ยกเว้นน้อง ๆ ที่จบใหม่บางคนอาจจะยังไม่เคยได้ยินหรือเข้าใจการทำงานของจัดซื้อว่าเขาทำงานกันยังไง  จริง ๆ แล้วการเป็นจัดซื้อไม่ยากเลย ใคร ๆ ก็ทำได้  แต่ความแตกต่างของนักจัดแต่ละคนขึ้นอยู่เทคนิคและประสบการณ์และชั่วโมงการทำงานที่สั่งสมใสค่ะ แต่ตอนนี้เราพักเรื่องเทคนิคเอาไว้ก่อนนะคะ  มาดูว่าจัดซื้อเป็นยังไงดีกว่า

เจ้าหน้าที่จัดซื้อ (Purchase) คือ บุคคลที่จัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องการมาสู่องค์กร ในโลกของการแข่งขันที่ความต้องการของผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงไปย่างรวดเร็ว องค์การที่ผลิตและบริการลูกค้าจำเป็นต้องตอบสนองอย่างรวดเร็วตามไปด้วย

นักจัดซื้อจึงทำหน้าที่เป็นตัวประสานเชื่อมต่อระหว่างลูกค้าในองค์กร (ผู้ข้อซื้อ) และผู้ขายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการนักจัดซื้อ  นับเป็นอีกหนึ่งในด้านกลยุทธ์ขององค์กร  ไม่ใช่เป็นเพียงแค่งานสนับสนุนอย่างที่เคยเป็นมา การที่จะนักจัดซื้อที่ดีและมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องปรับบทบาทหน้าที่ให้ทันกับสิ่งที่องค์กรคาดหวังและทันต่อสถานการณ์ในปัจจุบัน

จัดซื้อ มี 3 ประเภท

• จัดซื้อต่างประเทศ Oversea purchase จัดหาสินค้าจากแหล่งผู้ขายที่อยู่ต่างประเทศ เงินเดือนสูง  เพราะต้องติดต่อกับต่างชาติ ภาษาอังกฤษอยู่ในขั้น Expert ค่ะ 
• จัดซื้อวัตถุดับ Raw Materail Purchase จัดหาสินค้าประเภท วัตถุดิบประกอบหลักในการผลิตสินค้าของบริษัท
• จัดซื้อทั่วไป Gerneral Purchase  จัดหาสินค้าประเภท วัสดุ อุปกรณ์ ชิ้นส่วนทั่วไปที่ใช้ในโรงงานหรือบริษัท  หรือที่เรียกง่าย ๆ สั้น ๆ ได้ใจความว่า จัดซื้อ Spare part ทั่วไปในโรงงานค่ะ

 “คำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับงานจัดซื้อ”

• จัดซื้อ purchasing/procurement
• การจัดซื้อ  purchasing
• การสั่งซื้อ(ของ) order
• ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO)
• ใบขอซื้อ Purchase Requisition (PR)
• การสั่งซื้อ Order by PO
• ใบเสนอราคา Quotation Requirement
• ใบขอราคา Quotation Requisition
• ราคา Price
• ใบกำกับภาษี Tax invoice
• ใบแจ้งหนี้ Invoice
• ใบเสร็จรับเงิน Recieve Bill
• ใบวางบิล Billing Note
• การเจรจาต่อรอง (Negotiation)
• การเปรียบเทียบราคา Comparison Price
• การจ้างภายนอก Outsourcing
• ผู้ขายสินค้าหรือบริการ Supplier/Vender
• การแลกเปลี่ยนเงินตรา  Foreign Exchange
• การออกเอกสาร Issue
• การจัดส่ง (Delivery)
• กำหนดจัดส่ง  (Due date)
• ระยะเวลาการส่งมอบสินค้า Lead time
• ต้นทุน Cost
• คุณภาพ Quality
• เงินสด Cash
• เช็ค (Cheque) 

 

“ขั้นตอนการจัดซื้อ”

• รับใบ PR  จากผู้ขอซื้อ
• เสาะหาผู้ขายเพื่อเปรียบเทียบราคาและเจรจาต่อรอง   ทั้งนี้ทั้งการเลือกซื้อกับผู้ขายรายใดต้องพิจารณาที่คุณภาพสินค้า  ราคา  การบริการหลังการขาย, เงื่อนไขการส่งสินค้า, terms ของการชำระเงิน และปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ออก PO
• นำเสนอ PO ต่อผู้บริการตามระดับขั้นเพื่ออนุมัติ (ขึ้นอยู่กับหน่วยงานหรือองค์กร)
• แฟกซ์ PO ให้กับผู้ขาย
• ติดตามการส่งสินค้าเพื่อให้สินค้าตามกำหนด

* สำหรับบางบริษัท  นักจัดซื้ออาจจำเป็นที่จะต้องรับสินค้าเองเมื่อผู้ขายมาส่งสินค้าที่บริษัทหรือรับวางบิลแทนฝ่ายบัญชี เนื่องจากบริษัทไม่มีนโยบายจัดจ้างบุคลากรเพิ่มเติม

“หัวใจของงานจัดซื้อ หรือ 6Rs.”

• Right Quality ซื้อสินค้าให้ได้คุณภาพ
• Right Quantity ซื้อสินค้าให้ได้ตามจำนวน, ปริมาณที่ต้องการ
• Right Time ติดตามการจัดส่งสินค้าของผู้ขายให้ได้ในเวลาที่ต้องการ
• Right Price ซื้อสินค้าให้ในราคายุติธรรม
• Right Place สามารถจัดส่งสินค้าให้ได้ตามสถานที่ต้องการ
• Right Source ซื้อสินค้าจากแหล่งขายที่เชื่อถือได้

 

พบกันใหม่… ครั้งต่อไปนะคะ  ^o^